Właścicielka niewielkiej agencji nieruchomości dostaje telefon od klienta, który chce kupić mieszkanie za pośrednictwem spółki zarejestrowanej za granicą i pyta, czy część ceny może zostać zapłacona gotówką. Transakcja wygląda atrakcyjnie, ale w głowie pojawia się pytanie, czy agencja musi coś w tej sytuacji sprawdzić, udokumentować albo zgłosić. Przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy obejmują znacznie szerszy krąg firm niż banki, a doradztwo compliance w tym obszarze coraz częściej trafia do biur rachunkowych, pośredników nieruchomości czy sprzedawców dóbr luksusowych. W tym tekście wyjaśniam, kto jest objęty tymi obowiązkami, na czym one polegają w praktyce, jak zbudować podstawową procedurę i jakie zmiany czekają firmy w najbliższych latach.

Kto musi stosować przepisy AML?

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu posługuje się pojęciem instytucji obowiązanej. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że się do nich zalicza, bo kojarzą te przepisy wyłącznie z sektorem finansowym. Tymczasem wśród instytucji obowiązanych znajdują się między innymi:

• biura rachunkowe i doradcy podatkowi;
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami;
• notariusze, a w określonych sprawach także adwokaci i radcowie prawni;
• przedsiębiorcy przyjmujący lub dokonujący płatności gotówkowych o równowartości co najmniej 10 000 euro;
• podmioty handlujące dziełami sztuki przy transakcjach powyżej tego samego progu;
• kantory oraz firmy świadczące usługi w zakresie walut wirtualnych.

Lista nie jest pełna, a przy niektórych kategoriach liczy się rodzaj wykonywanych czynności, a nie sama nazwa działalności. Ustalenie, czy firma jest instytucją obowiązaną, to pierwszy krok, od którego zależy cała reszta, dlatego w razie wątpliwości warto przeanalizować faktyczny zakres usług, a nie tylko kod PKD.

Na czym polegają obowiązki w praktyce?

Przepisy wymagają od instytucji obowiązanych kilku rodzajów działań, które razem tworzą system przeciwdziałania praniu pieniędzy. Nie wszystkie mają jednakową wagę w każdej firmie, bo ich intensywność zależy od oceny ryzyka. Poniższe zestawienie pokazuje, jak poszczególne obowiązki przekładają się na codzienną pracę.

Obowiązek	Jak wygląda w praktyce
Ocena ryzyka na poziomie organizacji	analiza, jakie usługi, klienci i kanały kontaktu niosą największe ryzyko prania pieniędzy
Środki bezpieczeństwa finansowego	identyfikacja klienta, ustalenie beneficjenta rzeczywistego, ocena celu relacji i monitorowanie transakcji
Wewnętrzna procedura	spisane zasady stosowania przepisów, dopasowane do skali i charakteru działalności
Szkolenia pracowników	regularne przekazywanie wiedzy osobom, które mają kontakt z klientami lub transakcjami
Zgłaszanie do GIIF	przekazywanie informacji o określonych transakcjach i powiadamianie o okolicznościach budzących podejrzenie
Przechowywanie dokumentacji	archiwizacja dokumentów z identyfikacji klienta i transakcji przez okres wymagany przepisami

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego oznacza w praktyce sprawdzenie, kto naprawdę stoi za klientem będącym spółką. Pomocny bywa tu Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, jednak samo pobranie wydruku nie wystarcza, gdy informacje z rejestru nie zgadzają się z tym, co wynika z dokumentów lub rozmowy z klientem.

Scenariusz – mieszkanie kupowane przez zagraniczną spółkę

Wróćmy do agencji nieruchomości ze wstępu. Kupującym ma być spółka z siedzibą poza Unią Europejską, reprezentowana przez pełnomocnika, który nie potrafi jasno wskazać, kto jest jej właścicielem. Do tego część ceny miałaby zostać zapłacona gotówką, a termin zawarcia umowy jest wyjątkowo krótki.

Każda z tych okoliczności osobno nie musi świadczyć o próbie prania pieniędzy, ale ich połączenie powinno skłonić agencję do zastosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa. Oznacza to dokładniejsze ustalenie struktury właścicielskiej, pozyskanie informacji o źródle pochodzenia środków i udokumentowanie podjętych czynności. Jeśli klient odmawia przekazania informacji, agencja może być zobowiązana do odstąpienia od transakcji, a gdy pojawia się uzasadnione podejrzenie, także do powiadomienia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Najczęstszym błędem jest ostrzeżenie klienta o planowanym zgłoszeniu, co samo w sobie może stanowić naruszenie przepisów.

Właśnie w takich sytuacjach wiele mniejszych firm szuka wsparcia z zewnątrz. Przykładowy zakres usług kancelarii w tym obszarze, obejmujący między innymi projektowanie procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy, weryfikację kontrahentów i szkolenia, opisano na stronie jdp-law.pl. Zanim firma zdecyduje się na współpracę z jakimkolwiek doradcą, warto ustalić, czy potrzebuje jednorazowego przygotowania procedury, czy stałego wsparcia przy trudniejszych przypadkach.

Jak przygotować podstawową procedurę?

Mała firma nie potrzebuje rozbudowanego działu compliance, ale musi mieć dokument, który rzeczywiście odpowiada jej działalności. Przy jego tworzeniu pomaga przejście przez kilka etapów:

1. Opisać usługi, klientów i transakcje, w których firma może mieć kontakt z ryzykiem prania pieniędzy.
2. Przeprowadzić ocenę ryzyka i udokumentować jej wyniki w formie pisemnej.
3. Ustalić, w jaki sposób identyfikowani są klienci i beneficjenci rzeczywiści oraz kiedy stosuje się wzmożone środki.
4. Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków i kontakt z GIIF.
5. Określić sposób zgłaszania wewnętrznych podejrzeń i przekazywania informacji do organu.
6. Przeszkolić pracowników i zaplanować regularne aktualizacje procedury.

Gotowe wzory dostępne w internecie mogą być punktem wyjścia, jednak procedura skopiowana bez zmian zwykle nie odpowiada rzeczywistym procesom w firmie. W razie kontroli szybko wychodzi na jaw, że dokument opisuje obowiązki banku, a nie biura rachunkowego zatrudniającego pięć osób.

Co zmieni się w najbliższych latach?

Unia Europejska przyjęła pakiet nowych regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy, w tym rozporządzenie, które ma być stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich od lipca 2027 roku, oraz powołała nowy unijny urząd nadzorczy w tej dziedzinie. Zmiany mają ujednolicić zasady w całej UE i ograniczyć różnice między krajowymi przepisami. Dla firm oznacza to konieczność przeglądu procedur w perspektywie najbliższych kilkunastu miesięcy, choć szczegóły zależą od tego, jak przepisy będą interpretowane i uzupełniane na poziomie krajowym.

Firmy, które już teraz mają uporządkowaną ocenę ryzyka i działającą procedurę, przejdą przez te zmiany znacznie łatwiej niż te, które zaczną od zera tuż przed terminem.

Kiedy warto sięgnąć po pomoc?

Kancelaria compliance lub inny doradca przydaje się szczególnie wtedy, gdy firma nie ma pewności, czy jest instytucją obowiązaną, przygotowuje się do kontroli albo trafia na transakcję budzącą poważne wątpliwości. Adwokat compliance może też pomóc w ocenie, czy dana sytuacja wymaga powiadomienia organu, co bywa trudną decyzją, zwłaszcza w relacjach z długoletnimi klientami. Compliance doradztwo nie zwalnia jednak firmy z odpowiedzialności za codzienne stosowanie przepisów, bo to jej pracownicy rozmawiają z klientami i jako pierwsi zauważają niepokojące sygnały. Dobrym punktem wyjścia jest uczciwa odpowiedź na pytanie, co firma zrobiłaby dziś, gdyby trafił do niej klient podobny do tego z opisanego scenariusza.